شورای جهانی آرشیوها (ایکا)

این شورا در می 1948، به‌منظور تأسیس سازمانی جهانی برای متخصصان آرشیو، طی نشستی که توسط یونسکو برگزار شد، به‌وجود آمد.

اساسنامه موقت و نخستین کنگره آن در پاریس (1950) تصویب و برگزار شد. هدف از ایجاد ایکا، بهبود استانداردهای جهانی مدیریت آرشیو و پیشبرد نظریه‌های آن است. شورا، به برقراری ارتباط حرفه‌ای میان مؤسسات و سازمان‌های آرشیوی به‌منظور تبادل اندیشه‌ها و اطلاعات، حل مشکلات آرشیوی، اطمینان از حفاظت مادی میراث آرشیو بشر، و حمایت از توسعه آرشیو و آموزش آن کمک می‌کند.
آن‌گونه که از انتشارات و گردهمایی‌ها برمی‌آید، مباحث و مسائل مطرح در مجامع بین‌المللی آرشیو عبارتند از: 1) سازماندهی محتوایی اسناد؛ 2) حفاظت؛ 3) تکثیر در ابعاد ریز؛ 4) دستیابی به آرشیوها؛ و 5) پیشرفت‌های فناورانه در ایجاد، کنترل، و حفاظت آرشیوها. برنامه‌های شورا که از اهداف آن نشأت می‌گیرند، توسط کنگره‌ها، بخش‌ها، شعبه‌های منطقه‌ای، کمیته‌های دائمی و موردی، گروه‌های کاری، و دبیرخانه ایکا اجرا می‌شود.

اعضای ایکا عبارتند از: سازمان‌های آرشیو بخش عمومی در سطوح بین‌المللی، ملی، و فراملی (گروه A)؛ انجمن‌های حرفه‌ای (گروه B)؛ مؤسسات ایالتی، محلی، و خصوصی (گروه C)؛ افراد (گروه D)؛ و عضوهای افتخاری (گروه E).

در 1991، تعداد 1105 آرشیو ملی از 132 کشور جهان عضو ایکا بودند. انجمن‌های حرفه‌ای (با 41 عضو)؛ آرشیوهای شهرداری‌ها (با 155 عضو)؛ آرشیوهای سازمان‌های دولتی (با 53 عضو)؛ آموزش آرشیو (با 70 عضو)؛ و آرشیوهای بخش خصوصی و کارگری (با 85 عضو) از واحدهای فعال ایکا محسوب می‌شوند.

9 شعبه منطقه‌ای ایکا در کشورهای جهان سوم با هدف توسعه مؤسسات و پرورش نیروی کار برای آرشیوها فعالیت می‌کنند. این شعبه‌ها عبارتند از: انجمن آرشیوهای امریکای لاتین (اِی.ال.اِی.) ؛ شعبه منطقه‌ای برای کشورهای عرب (عربیکا) ؛ شعبه منطقه‌ای کارائیب (کاربیکا)؛ شعبه منطقه‌ای افریقای مرکزی (سناربیکا)؛ شعبه منطقه‌ای افریقای شرقی و جنوبی (ایساربیکا)؛ شعبه منطقه‌ای اقیانوس آرام (پاربیکا)؛ شعبه منطقه‌ای آسیای جنوب‌شرقی (ساربیکا)؛ شعبه منطقه‌ای جنوب و غرب آسیا (سواربیکا)؛ و شعبه منطقه‌ای افریقای غربی (واربیکا).

این شعبه‌ها در برگزاری سخنرانی، هم‌اندیشی، و تهیه انتشارات فعالیت می‌کنند تا نیاز به برنامه‌های آرشیوی اصولی را آشکار سازند؛ از میراث ملی کشورهای عضو حفاظت کنند؛ و آرشیویست‌ها، کتابداران، کارمندان دولت، و عموم را آموزش دهند.

گردانندگان ایکا مجمع عمومی، کمیته اجرایی، و دفتر شورا هستند. مجمع عمومی برای هدایت فعالیت‌های کاری شورا، انتخاب مسئولان، صدور قطعنامه‌ها، و ارائه توصیه‌نامه در باب منافع حرفه‌ای جامعه جهانی آرشیویست‌ها، هر چهار سال یک‌بار در خلال کنگره‌های بین‌المللی آرشیوها تشکیل می‌شود.

در فاصله برگزاری جلسات مجمع عمومی، قدرت اجرایی در دست کمیته اجرایی است. این کمیته از صاحب‌منصبان ایکا، 14 عضو انتخابی، و رؤسای شعبه‌های منطقه‌ای (که به اقتضای سمت، عضو هستند)، تشکیل شده است. دفتر شورا کوچک‌تر است و از کارکنان ایکا تشکیل شده است و هر زمان که لازم باشد برای شتاب بخشیدن به امور شورا و مطلع کردن دبیرخانه ایکا، بین جلسات سالانه کمیته اجرایی، تشکیل می‌شود. مدیر کل ایکا، مستقر در پاریس، برنامه‌های شورا را هماهنگ می‌کند و با یونسکو و دیگر سازمان‌های بین‌المللی پیوند برقرار می‌سازد.

برنامه ایکا برای توسعه آرشیوهاست و بودجه آن توسط کمیسیون توسعه آرشیوها تأمین می‌شود. علاوه بر پنج بخش مذکور، بخش حرفه‌ای ایکا شامل کمیته‌های خودکارسازی، اسناد جاری، حفاظت، تکثیر، ساختمان و تجهیزات آرشیوها، مهرشناسی، آرشیوهای ادبیات و هنر، گروه‌های کار مربوط به اسناد معماری، و آرشیوهای علوم و فناوری است. کمیته‌ها و بخش‌ها، جلسات تخصصی برگزار می‌کنند. مقالات این جلسات در> یانوس< و در مجموعه >مطالعات ایکا< منتشر می‌شود.

کنگره‌های بین‌المللی آرشیوها، نشست‌های چهار سال یک‌بار ایکا هستند و موضوع‌هایی که کمیته اجرایی و کمیته‌های ملی برگزیده‌اند، در آنها مورد بحث قرار می‌گیرند. گزارش‌هایی که متخصصان بر اساس تحقیقات پایه و بررسی‌های بین‌المللی تهیه کرده‌اند، در جلسات عمومی به بحث و تبادل‌نظر گذاشته می‌شود. این کنگره‌ها در لندن (1980)، بن (1984)، و پاریس (1988) برگزار شده‌اند. کنگره 1992 در مونترال، با مضمون "حرفه آرشیویست در عصر اطلاعات" برگزار شد.

در 1954، چارلز بربان، رئیس فرانسوی ایکا، تصمیم گرفت جلسه سالانه‌ای با حضور رؤسای حرفه (مدیران مؤسسات ملی آرشیو و رؤسای انجمن‌های ملی آرشیو) برگزار کند. این جلسات، با عنوان "سخنرانی‌های بین‌المللی میزگرد آرشیوها" در صورتی برگزار می‌شود که همایش بین‌المللی با بررسی یک یا دو مشکل مهم مدیریت آرشیو تشکیل نشود. میزگرد 1990 در درسدن (آلمان) با موضوع "آرشیوها و آرشیویست‌ها در خدمت حفاظت از میراث فرهنگی و ملی" تشکیل شد. موضوع کنفرانس 1991 در هارلم (هلند) "تأمین مالی آرشیوها" بود.

شورای جهانی آرشیوها با یونسکو در دسته A، یعنی به‌عنوان یک سازمان جهانی و غیردولتی ارتباط، همکاری، و مشاوره دارد. ایکا همکاری نزدیکی با برنامه عمومی اطلاع‌رسانی یونسکو در اجرای برنامه مدیریت اسناد و آرشیوها (رمپ) ، از طریق انجام مطالعات و تهیه دستورالعمل‌ها، تشکیل سخنرانی‌های منطقه‌ای بین‌المللی، و مشاوره در کشورهای در حال توسعه دارد. ایکا با سازمان‌های غیردولتی فعال در سطح جهان از جمله ایفلا، فید، فیاف‌، فیات، ایسا (برای آرشیوهای صدا)، ایکام (برای موزه‌های معماری)، و سیبال (برای تاریخ بالکان)، در زمینه‌های مورد علاقه مشترک همکاری می‌کند.

شورای جهانی آرشیوها تعدادی مجله و کتاب برای جامعه بین‌المللی آرشیویست‌ها منتشر می‌کند. >آرشیووم< نشریه سالانه‌ای است که به موضوعات خاص می‌پردازد. >خبرنامه ایکا< هر شش ماه یک‌بار برنامه‌ها و نشست‌های ایکا را گزارش می‌کند. این شورا همچنین با کمک یونسکو، تحقیقات و دستنامه‌هایی را در مباحثی مانند ریزنگاری، ساختمان آرشیو، سیاست‌های دستیابی، آموزش‌های حرفه‌ای، و فنون ترمیم منتشر می‌کند.

ایکا و یونسکو در انتشار مجموعه راهنماهای آرشیو با عنوان >راهنمای منابع تاریخ ملل< نیز همکاری می‌کنند که تا 1991، 39 جلد در سه مجموعه، شامل 12 جلد ویژه امریکای لاتین؛ 14 جلد ویژه جنوب صحرای افریقا؛ و 13 جلد ویژه افریقای شمالی، آسیا، و اقیانوسیه منتشر کرده است.

این راهنماها به قصد تسهیل پژوهش در موضوع تاریخ ملت‌ها منتشر می‌شوند. برنامه تهیه یک راهنمای عمومی برای آرشیوهای آسیا نیز از 1979 با شرکت 12 کشور آسیایی آغاز شده است. همچنین ایکا و یونسکو در سازماندهی و اجرای برنامه بین‌المللی ریزنگاری با هدف ترمیم میراث آرشیوی کشورهای در حال توسعه با یکدیگر همکاری می‌کنند.

منبع : دایره المعارف عمومی کتابداری و اطلاع رسانی